Note d'information destinée aux lanceurs d'alertes

Comment nous signaler des manquements ou violations dans le cadre de vos relations avec le Groupe Santé Cie ou l’une de ses filiales ?

Dans le cadre de vos relations avec le Groupe Santé Cie ou l’une de ses filiales, vous pourriez être amené(e) à constater ou à être concerné(e) par des faits ou comportements susceptibles de faire l’objet d’une alerte professionnelle.

Une alerte professionnelle se définit par tout signalement effectué de bonne foi et qui révèle ou signale un manquement aux lois et règlements en vigueur, ou une violation de règles éthiques adoptées par la société (charte éthique, code de conduite, règlement intérieur).

Vous pouvez signaler ces manquements ou violations dans le formulaire prévu à cet effet sur les sites internet de Santé Cie et de ses filiales.

Votre alerte sera alors automatiquement transmise aux Référents Ethique & Compliance de Santé Cie pour qualification et traitement conformément à notre dispositif d’alerte professionnelle.

 

Quels comportements peuvent faire l’objet d’un signalement ?

Depuis ce formulaire, il vous est possible de signaler tout fait ou comportement constitutif : de harcèlement, de discrimination, d’atteinte à la santé, la sécurité ou à la protection des données d’une personne, de conflit d’intérêts, de corruption ou d’atteinte à l’intégrité financière de la société Santé Cie ou de l’une de ses filiales.

Vous devez noter que certaines informations ne peuvent pas être signalées par le biais : les informations couvertes par le secret professionnel (secret médical, secret des relations entre un avocat et son client).

De manière générale, les informations communiquées dans le cadre du dispositif d’alerte professionnelle DAP doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte. Tout signalement abusif pourra entraîner des sanctions ou des poursuites. A l’inverse, l’utilisation de bonne foi du dispositif d’alerte professionnelle DAP ne vous exposera à aucune sanction, quand bien même les faits s’avéreraient par la suite inexacts ou ne donneraient lieu à aucune suite.

 

Qui sont les référents compétents au sein de Santé Cie pour traiter les alertes professionnelles ?

Une fois émise via le formulaire d’alerte professionnelle, l’alerte est adressée aux référents Ethique & Compliance en charge de la réception de l’alerte au sein de Santé Cie.

Ces référents vont vérifier l’objet de l’alerte pour la transmettre à un second niveau de référents, lesquels sont désignés en fonction de leur compétence, de l’objet de l’alerte et, le cas échéant, de l’entité concernée du Groupe Santé Cie :

  • Référent Harcèlement (moral ou sexuel)
  • Référent Discrimination
  • Référent Santé et sécurité
  • Référent Protection des données personnelles
  • Référent Conflit d’intérêts, corruption
  • Référent Intégrité financière

 

Comment votre signalement est-il traité ?

L’émission de l’alerte

Les informations relatives aux manquements ou violations dont vous avez connaissance doivent être renseignées sur le formulaire prévu à cet effet sur le site internet de Santé Cie ou de ses filiales.

Une fois envoyée, l’alerte est attribuée au(x) référent(s) Santé Cie compétent(s) selon l’objet de l’alerte comme indiqué ci-dessus.

Un accusé de réception individuel accompagné des pièces que vous aurez jointes au signalement (le cas échéant) vous sera adressé dès que les référents compétents auront pris connaissance de l’alerte.

L’instruction de l’alerte

La phase d’instruction est entendue comme la période qui débute par la réception de l’alerte par Santé Cie, et qui se termine par la prise de décision quant aux suites réservées à celle-ci.

Une fois l’alerte reçue par le ou les référent(s) compétents, les personnes visées par l’alerte (témoin, victime, auteur présumé des faits, personne entendue dans le cadre de l’enquête, etc.) sont informées individuellement qu’un signalement les concernant a été émis.

Toutefois, dans l’éventualité où l’information d’une ou plusieurs de ces personnes risquerait de compromettre la poursuite de la procédure de signalement, celles-ci ne sont informées qu’une fois le risque écarté.

Aucune information permettant de vous identifier n’est communiquée aux personnes visées par votre signalement. Votre identité ne pourra leur être révélée qu’en cas d’engagement d’une procédure disciplinaire ou contentieuse afin de veiller au respect des droits de la défense.

Le ou les référent(s) Santé Cie compétent(s) étudient ensuite l’alerte en vue de prendre une décision. Santé Cie s’engage à ce qu’une décision soit prise dans un délai de 3 mois à compter de la réception du signalement.

 

Quelles décisions peuvent être prises ?

Plusieurs décisions peuvent être envisagées à l’issue du traitement de l’alerte par Santé Cie et/ou ses filiales :

  • L’alerte est classée sans suite ;
  • L’alerte n’est pas classée sans suite. Dans ce cas 3 types d’action peuvent être mises en œuvre :
    • Mise en place d’une action corrective (sanction disciplinaire, modification d’une règle interne)
    • Mise en place d’une action préventive (cartographie / recensement des risques encourus)
    • Ouverture d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire ou contentieuse.

Quelle que soit la décision prise, vous en serez informé(e) individuellement sans délai.

En cas de classement sans suite, les personnes visées par le signalement en seront également informées.

Comment les données personnelles sont-elles traitées dans ce cadre ?

Un traitement de données à caractère personnel automatisé sera mis en œuvre par Santé Cie et/ou ses filiales pour gérer et traiter votre alerte par le biais du dispositif d’alerte professionnelle.

Les données à caractère personnel sont traitées conformément à la loi Informatique et Libertés (« LIL ») du 6 janvier 1978 en vigueur, au Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 (« RGPD ») et aux exigences et recommandations en vigueur de la CNIL.

En outre, la mise en place de ce dispositif d’alerte professionnelle a donné lieu à la réalisation préalable d’une analyse d’impact de protection des données.

Santé Cie est responsable du traitement des informations utilisées dans ce cadre.

 

A quelles fins des données personnelles sont-elles traitées ?

Le traitement de données personnelles est mis en œuvre afin de recueillir et traiter les alertes professionnelles visant à révéler un manquement à une règle spécifique (loi ou règlement en vigueur, charte éthique et code de conduite, ou règlement intérieur mis en place par Santé Cie et ses filiales). Ce traitement s’inscrit dans le cadre d’une obligation légale, conformément à l’article 6 du RGPD.

Certaines données sensibles pourront également faire l’objet d’un traitement en application de la dérogation prévue à l’article 9-2, f) du RGPD (le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice).

Nous rappelons que les données à caractère sensibles sont celles qui révèlent l’origine ethnique ou prétendument raciale, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale d’une personne, les données génétiques, les données biométriques, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne.

 

Quelles sont les données traitées ?

D’une manière générale, Santé Cie veille à ce que seules les données strictement nécessaires au traitement de l’alerte soient effectivement collectées et utilisées.

Pour les besoins du traitement de l’alerte via le dispositif d’alerte professionnelle , Santé Cie et ses filiales peuvent être amenées à traiter les catégories de données suivantes : identité, fonctions et coordonnées de l’émetteur de l’alerte ; identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet de l’alerte ; identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l’alerte ; faits signalés ; éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ; comptes rendus des opérations de vérification ; suites données à l’alerte.

 

Qui a accès aux données personnelles ?

Dans le cadre de ce traitement, l’accès aux données à caractère personnel est limité aux seuls référents (désignés ci-dessus) à gérer et traiter les alertes professionnelles.

Aucune information permettant d’identifier l’auteur de l’alerte n’est communiquée aux personnes visées par celle-ci. L’identité de l’auteur ne pourra leur être révélée que si une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée au stade de l’instruction de l’alerte pour les besoins du respect des droits de la défense.

 

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel permettant de vous identifier ne sont conservées que pour le temps strictement nécessaire à la réalisation des finalités poursuivies.

Au regard de ces finalités et sauf disposition légale ou réglementaire contraire :

  • Les données relatives à une alerte n’entrant pas dans le champ du dispositif sont supprimées sans délai des bases actives ou anonymisées ;
  • Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte sont supprimées de la base active, dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, ou anonymisées ;
  • Lorsqu’une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l’encontre d’une personne visée ou de l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à l’alerte peuvent être conservées par Santé Cie et ses filiales jusqu’au terme de la procédure ou de l’extinction du délai de recours.

Santé Cie et ses filiales peuvent conserver les données collectées sous forme d’archives intermédiaires à des fins probatoire, dans la limite des délais de recours en vigueur, ou pour répondre à une obligation légale.

 

Quels sont vos droits vis-à-vis des données vous concernant ?

Dans le cadre de ce traitement, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de limitation et d’effacement de vos données traitées par Santé Cie.

Compte tenu de l’obligation légale de gestion des alertes professionnelles qui incombe à Santé Cie et ses filiales, vous devez noter qu’il ne sera pas possible de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour les besoins du traitement de l’alerte une fois celle-ci émise.

 

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative au traitement de données dans le cadre du dispositif d’alerte professionnelle vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de Santé Cie :

Adresse email : dpd@santecie.com

Adresse postale :

Santé Cie – Délégué à la protection des données
ParkView, 79 Bd de Stalingrad 69100 Villeurbanne